Cara Bertelepon

Tenaga administrasi sekolah pastinya kerjanya dihabiskan didalam kantor, berbeda dengan guru yang mengajar di kelas. Karena hal ini pastilah bila ada telepon berbunyi yang menerima kepala sekolah, kalau tidak ada ya tenaga administrasi dan guru yang saat itu sedang berada di kantor. Artikel kali ini tentang etika bertelepon.

Telepon adalah salah satu alat untuk berkomunikasi di kantor. Oleh sebab itu, perludiperhatikan etika dalam berbicara melalui telepon. Ada beberapa cara yang harus dilakukan pada saat menerima atau menelepon orang lain.
Menerima telepon:
– Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin,jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitarAnda.
– Menyebutkan nama instansi dan memberi salamkepada penelepon, misal: Pointer, selamat pagi. Sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru.
– Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara?Ada yang bisa saya bantu?
– Dengarkan baik-baik permintaan si penelepon, jangan memotong pembicaraan.
– Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju,jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepontersebut kepada orang yang dituju.
– Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, makapenerima telepon harus bisa menerima pesan yangingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapandan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yangdimaksud.
– Ucapkan terima kasih padasetiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salamselamat pagi/siang /sore.
– Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
– Bersikaplah tersenyum danduduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
1. Sikap mau membantu.
Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapijuga jangan terlalu keras seperti orang sedang marah.
2. Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.
3. Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.
4. Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.
5. Jangan menguap.
6. Jangan memotong pembicaraan.
7. Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang berbicara di telepon.
8. Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku.
9. Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.

Materi diambil dari http://lutfinoufal.wordpress.com/2011/12/01/tata-cara-menerima-tamu-bertelepon-dan-sms/

semoga kita dapat bertelpon dengan etika yang baik. Dan jangan lupa Pelayanan Prima, hehe.

Tinggalkan Komentar Anda

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s